Bản tin nội bộ bằng video cho xưởng, chuỗi cửa hàng và trường học

Ở một xưởng may vài trăm công nhân, thông báo đổi ca gửi vào nhóm Zalo chung lúc 9 giờ tối, đến sáng đã trôi dưới hàng trăm tin nhắn. Ở một trường tiểu học, thông báo họp phụ huynh gửi qua sổ liên lạc điện tử, nhiều phụ huynh không mở. Cùng nội dung đó, làm thành video 60 giây chiếu trên tivi nhà ăn giờ cơm trưa, hoặc gửi vào nhóm phụ huynh, thì người ta xem.

Bài này dành cho người làm nhân sự, hành chính, truyền thông nội bộ, ban giám hiệu, giáo viên chủ nhiệm.

Chọn khung theo chỗ chiếu

Nếu cùng một bản tin vừa chiếu tivi vừa gửi nhóm, làm hai bản nháp (ngang và vuông) từ cùng một kịch bản. Bản nháp miễn phí, chỉ xuất bản nào dùng.

Viết cho màn hình tắt tiếng

Tivi ở nhà ăn thường tắt tiếng hoặc bị át bởi tiếng ồn giờ cơm. Phụ đề là kênh chính. May là khung ngang 16:9 cho phụ đề gọn: bọn mình dựng thử, một câu 24 tiếng chỉ chiếm 2 dòng ở khung ngang 1080p (khung dọc là 4 dòng).

Quy tắc cho màn hình tắt tiếng:

• Mỗi cảnh một thông tin, câu đọc được trong một lần nhìn.
• Con số viết bằng chữ số: "ca 2 bắt đầu 14 giờ" — phụ đề ngắn, dễ nhìn.
• Nhắc lại thông tin quan trọng ở cảnh cuối. Người đi ngang qua màn hình giữa chừng vẫn bắt được.
• Chiếu lặp lại trong suốt giờ ăn. Video ngắn 50–60 giây chiếu lặp tốt hơn video dài 3 phút.

Khuôn bản tin tuần cho xưởng, chuỗi cửa hàng

~60 giây, 9 cảnh, ngang 16:9, giọng Bảo Phú (nam, chuyên nghiệp) hoặc Bảo Trang (nữ, rõ ràng). Thay phần trong ngoặc vuông.

Tên đơn vị có chữ tiếng Anh hoặc viết tắt thì nghe thử; giọng đọc có thể đánh vần chữ viết tắt. Thuật ngữ quen trong công ty như "KPI", "OT" nên viết thành tiếng Việt cho lời đọc: "chỉ tiêu", "tăng ca".

Khuôn thông báo cho phụ huynh

~30 giây, 5 cảnh, vuông 1:1, giọng Bảo Khánh (nữ, nhẹ nhàng) hoặc Bảo Trang.

Thông báo phụ huynh nên ngắn, đúng việc. Chi tiết dài (danh sách đồ mang theo, đường dẫn đăng ký) để trong tin nhắn kèm video.

Riêng tư: những gì không đưa vào video

Video nội bộ vẫn có thể bị chuyển ra ngoài. Không đưa vào:

• Số liệu cá nhân: lương, thưởng từng người, ngày công, kỷ luật.
• Điểm số, xếp hạng học sinh. Khen một em cụ thể chỉ khi gia đình đồng ý, và khen về cố gắng, việc tốt, không khen bằng điểm hay thứ hạng.
• Số điện thoại cá nhân, địa chỉ nhà.
• Thông tin sức khoẻ của bất kỳ ai.

Nêu tên người được khen thưởng chỉ khi họ đồng ý. Với nhóm lớn, khen theo tổ, theo nhóm an toàn hơn.

Hình minh hoạ cho bản tin nội bộ

Clip từ kho là xưởng, văn phòng, trường học ở nơi khác — không phải đơn vị của bạn. Với bản tin nội bộ, người xem biết rõ nhà ăn, xưởng của mình trông thế nào, nên hình minh hoạ không gây hiểu lầm; nhưng nhìn sẽ "xa". Hai cách làm gần hơn:

• Chụp vài tấm ảnh thật của đơn vị (cổng, nhà ăn, đội nhóm — có sự đồng ý), ghép vào cảnh 1 và cảnh 9 bằng ứng dụng dựng.
• Chọn clip trung tính, không có logo hay đồng phục của công ty khác.

Tránh từ khoá dễ ra hình đồng phục, logo, biển hiệu của công ty khác; ưu tiên cảnh tay làm việc, máy móc, cây xanh, bầu trời. Bảng từ khoá ở bài tìm clip đúng ý.

Ba lỗi hay gặp ở bản tin nội bộ

Bản tin thành bài phát biểu. Cảnh nào cũng "Ban giám đốc ghi nhận và đánh giá cao…". Người xem ở nhà ăn muốn biết ca làm, ngày nghỉ, quyền lợi. Mỗi cảnh phải có một thông tin dùng được.

Một video ôm cả tháng. Mười thông tin trong 60 giây, cảnh nào cũng dồn chữ, phụ đề kín màn hình. Chọn ba bốn thông tin quan trọng nhất; phần còn lại gửi bằng văn bản kèm theo.

Chiếu video cũ quá hạn. Bản tin tuần trước còn chạy trên tivi sang thứ tư tuần sau, ngày nghỉ đã qua mà vẫn nhắc. Đặt tên tệp theo tuần (bantin-tuan-41.mp4) và gỡ bản cũ ngay khi có bản mới.

Lịch làm và chi phí

Cách tính: số giây thật × 60 credit (720p) hoặc × 100 credit (1080p). Xem bài tính credit xuất video HD.

Người phụ trách nên làm bản tin vào cùng một buổi mỗi tuần (ví dụ chiều thứ sáu), để sáng thứ hai có ngay video chiếu. Quy trình làm nhiều video trong một buổi có ở bài bảy video dọc trong một buổi.

Hỏi đáp nhanh